Кадровый документооборот
Кадровые документы, которые собираются, согласуются и подписываются внутри Opero
Генерация .docx из шаблонов, настраиваемый маршрут согласования от HR до гендиректора и таймлайн, где видно кто и когда принял решение. Без пересылки файлов по почте и без потерянных версий.
Модуль «Документы» закрывает кадровый документооборот компании внутри одной системы. Справка, приказ, служебная записка создаются из шаблона в формате .docx, отправляются по заранее заданному маршруту согласования и хранятся вместе с историей решений. Доступ разграничен по ролям: сотрудник видит только свои документы и те, где он назначен согласующим, поэтому чужая кадровая информация не попадает в лишние кабинеты. Руководителю не нужно вручную выяснять, на ком остановилось согласование, статус и таймлайн показывают это сами.
Генерация документов из шаблонов
Кадровые документы формируются в редактируемом формате .docx на основе шаблонов, поэтому справки, приказы и записки выглядят единообразно и не собираются заново каждый раз.
- Выгрузка в стандартный .docx, который открывается в любом редакторе
- Единый вид документов по всей компании
- Готовый файл сразу уходит в маршрут согласования
Настраиваемый маршрут согласования
Администратор задаёт цепочку согласующих по ролям, например HR, затем гендиректор. Маршрут применяется ко всем кадровым документам организации, а система сама строит из него шаги.
- Роли на выбор: HR, гендиректор, финансы, операции и другие
- Редактор шагов: добавить, удалить, изменить порядок
- Настройка доступна только администратору
Доступ и подпись по ролям
Каждый видит и согласует только то, что относится к нему. Рядовой сотрудник не увидит чужую справку и не сможет подписать шаг, который назначен другой роли.
- Владелец и администратор видят все документы
- Сотрудник видит свои документы и те, где он согласующий
- Согласовать шаг может только назначенная на него роль или владелец документа
Таймлайн: кто и когда
По каждому документу видно всю историю движения по шагам согласования. Для принятых шагов показано имя согласующего и дата, для текущего, какую роль ждём.
- Пронумерованные шаги с ролью согласующего
- Имя и дата решения по каждому пройденному шагу
- Отметка «ожидает согласования» с указанием роли для текущего шага
Единое хранение и статусы
Документы живут в одном разделе со сквозными статусами: черновик, на согласовании, решение принято. Ничего не теряется в переписке и не расходится по версиям.
- Статус документа виден в списке и в карточке
- Черновик, на согласовании, согласовано в одном месте
- История и файл привязаны к документу
Прозрачность согласования
Руководитель в любой момент видит, на каком шаге и на ком остановился документ, без звонков и переписки уточнять уже не нужно.
Защита кадровой информации
Разграничение по ролям закрывает утечку: справка одного сотрудника не попадает в кабинет другого и не может быть подписана посторонним.
Меньше ручной рутины
Генерация из шаблона и автоматически построенный маршрут убирают ручную сборку файлов и ручной контроль очереди подписаний.
Частые вопросы
В каком формате создаются документы?
Кадровые документы генерируются из шаблонов в формате .docx. Это стандартный редактируемый Word-файл, который открывается в любом офисном редакторе.
Можно ли настроить свой маршрут согласования?
Да. Администратор задаёт цепочку согласующих по ролям, например HR, затем гендиректор, через редактор шагов в шапке раздела. По умолчанию используется маршрут HR, затем гендиректор. Маршрут применяется ко всем кадровым документам организации.
Кто может видеть и согласовывать документ?
Владелец документа и администратор видят все документы. Остальные сотрудники видят только свои документы и те, где их роль присутствует среди шагов согласования. Согласовать конкретный шаг может назначенная на него роль или владелец документа, посторонний получит отказ.
Видно ли, кто и когда согласовал документ?
Да. По каждому документу есть таймлайн шагов. Для пройденных шагов показаны имя согласующего и дата решения, для текущего шага видно, какую роль ожидает документ.
Можно ли настроить разные маршруты для разных типов документов?
Сейчас маршрут задаётся один общий на всю организацию и применяется ко всем кадровым документам. Отдельные маршруты под конкретные типы документов и назначение согласующего на конкретного человека в планах развития модуля.
Связанные инструменты
Наведите порядок в кадровых документах
Соберите документы из шаблонов, задайте маршрут согласования под свою структуру и держите всю историю решений в одном месте.